Tegenwoordig vinden veel bezoekers zakelijke evenementen als conferenties, seminars en netwerkborrels behoorlijk statisch en voorspelbaar. Een festival daarentegen straalt veel meer vrijheid en creativiteit uit. Door je evenement in de vorm van een festival te organiseren, combineer je professionele inhoud met een informele sfeer vol entertainment, creatie en interactie. Een frisse en meer dynamische aanpak die veel bezoekers zal aanspreken. In deze blog neem ik je mee langs een aantal stappen en praktisch toepasbare tips om een succesvol zakelijk festival te organiseren.
Stap 1 – Thema
Je begint met het bepalen van het thema en de sfeer van het festival. Dit thema moet aansluiten bij je zakelijke doelstellingen en de waarden van je bedrijf. Daarnaast moet het thema zowel de professionele als de sociale aspecten van het evenement weerspiegelen. Denk bijvoorbeeld aan technologie, duurzaamheid of innovatie. Om het geloofwaardig en succesvol te maken, moet je het thema bovendien doorvoeren in alle onderdelen van het evenement: van de inrichting tot de keuze van muziek en catering. Je kunt immers geen evenement organiseren met het thema duurzaamheid en vervolgens alle drankjes in plastic bekertjes serveren.
Tip: De aandachtsboog kan niet gedurende het hele evenement gespannen blijven. Ik adviseer dan ook om voor een goede balans tussen zakelijke inhoud en ontspanning te zorgen. Naast presentaties en workshops kun je bijvoorbeeld muziekoptredens, kunstinstallaties en foodtrucks toevoegen om een informele festivalsfeer te creëren.
Stap 2 – Locatie
Festivals vinden meestal plaats in de buitenlucht of op unieke locaties, zoals oude fabrieken, beachclubs of parken. Om een festivalbeleving te creëren, is de keuze van je locatie en de aankleding ervan dan ook van essentieel belang. Zo moet de locatie groot genoeg zijn om verschillende zones te kunnen creëren. Denk aan meerdere podia voor presentaties en optredens, lounges voor netwerken en stands voor eten en drinken. Bij Beeld & Geluid beschikken we niet alleen over meerdere binnenruimtes, maar ook een groot buitenterras en aansluitend evenemententerrein dat in overleg zelfs overdekt kan worden. We kunnen bijvoorbeeld verschillende kleinere tenten plaatsen voor optredens of breakout-sessies, maar ook foodtrucks of een barbecue organiseren, om een echt festivalgevoel te creëren.
Tip: Zorg voor verschillende activiteiten verspreid over de dag. Ik merk dat het altijd goed werkt om verschillende zones te creëren met elk een eigen thema, zodat bezoekers kunnen kiezen uit verschillende ervaringen en workshops.
Stap 3: Programma
Waar veel traditionele evenementen vaak kiezen voor een lineair programma met één spreker per keer, heb je bij een festival veel meer flexibiliteit doordat je meerdere podia en ruimtes tot je beschikking hebt. Door op deze locaties tegelijkertijd verschillende sessies te laten plaatsvinden, bied je bezoekers de mogelijkheid om zelf een programma samen te stellen dat optimaal aansluit bij hun interesses.
Tip: Combineer inhoudelijke sessies met entertainment. Ik adviseer bijvoorbeeld altijd om een intensieve workshop af te wisselen met een meer ontspannen programmaonderdeel, zoals een akoestisch optreden of een informele netwerksessie.
Stap 4 – Interactie
Een van de grootste voordelen van een evenement in festivalstijl vind ik dat het veel meer uitnodigt tot interactie. Door verschillende zones en activiteiten op te zetten, stimuleer je dat bezoekers op ontdekking gaan over het ‘festivalterrein’ en zich van de ene naar de andere locatie verplaatsen. Hierdoor komen deelnemers op een informelere manier in contact met elkaar én met de organisatoren. Zo verhoog je de betrokkenheid en stimuleer je creativiteit en nieuwe ideeën.
Tip: Denk ook eens aan het inzetten van interactieve elementen, zoals live-polls, workshops waarin bezoekers hands-on aan de slag gaan of netwerkgames. Dit helpt om de traditionele afstand tussen presentatoren en publiek te verkleinen.
Stap 5: Eten & drinken
Goed eten en drinken zie ik als een voorwaarde voor elk succesvol evenement. Bovendien kun je de festivalbeleving door middel van je catering verder versterken, bijvoorbeeld door te werken met foodtrucks, pop-up bars en live-kookdemonstraties. Zo bied je bovendien mooie netwerkmogelijkheden in een ontspannen omgeving.
Tip: Bij Karsten & Kuiper | Meetings & Events werken wij altijd zoveel mogelijk met lokale aanbieders en duurzame opties voor eten en drinken. Dit versterkt de authenticiteit en draagt bij aan het positieve imago van je evenement en dat van je bedrijf.
Hiermee heb je de belangrijkste ingrediënten voor een succesvol zakelijk festival overzichtelijk op een rijtje. Heb je toch nog vragen over de beste aanpak voor jouw zakelijk evenement of festival? Laat het ons dan weten, we helpen je graag!
